בקצרה: מחברים את הטופס ל-CRM דרך חיבור מובנה, Webhook או כלי ביניים כמו Make או Zapier. מעבירים לא רק שם וטלפון, אלא גם מקור הליד והקמפיין. ומגדירים שתי אוטומציות לפחות: הודעה ללקוח שקיבלנו את הפנייה, ומשימה לאיש המכירות.
ליד שמגיע למייל תלוי במישהו שיראה אותו, יעתיק אותו ויזכור לחזור. בשבוע עמוס זה לא קורה. כשהטופס מחובר ישירות למערכת שבה הצוות עובד, הליד נכנס, משויך, ומקבל טיפול בלי שאף אחד יעתיק כלום.
שלוש דרכים לחבר טופס ל-CRM
1. חיבור מובנה או תוסף של מערכת ה-CRM
הרבה מערכות CRM מציעות טופס משלהן להטמעה, או תוסף לוורדפרס. זו הדרך הפשוטה ביותר כשהיא קיימת, אבל לפעמים היא מגבילה את העיצוב של הטופס.
2. Webhook
מערכת ה-CRM נותנת כתובת URL ולפעמים גם מפתח API. הטופס באתר (באלמנטור, ב-Contact Form 7 עם תוסף, או בטופס מותאם) שולח לכתובת הזו את הנתונים בכל שליחה. צריך להתאים את שמות השדות בטופס לשמות שהמערכת מצפה להם, למשל name, phone, email.
3. כלי ביניים: Make או Zapier
כשרוצים לחבר כמה מקורות לאותה מערכת, או לבצע כמה פעולות על כל ליד, כלי ביניים חוסך הרבה קוד. הוא מקבל את הליד מהטופס, ממודעות לידים בפייסבוק או בגוגל, ומפזר אותו ל-CRM, לגיליון ולוואטסאפ.
אילו שדות להעביר
- שם, טלפון, ומייל אם ביקשתם.
- ההודעה או הבחירה מהטופס (למשל השירות שמעניין את הפונה).
- הכתובת של העמוד שממנו נשלח הטופס.
- מקור, מדיום וקמפיין: פרמטרי UTM שנשמרים בשדות נסתרים.
- מזהה הקליק של גוגל (gclid), אם מודדים המרות לפי מכירות בפועל.
בלי השדות האלה ה-CRM יודע מי פנה, אבל לא יודע מאיפה. אז אי אפשר לדעת איזה קמפיין מביא לקוחות ואיזה רק מבזבז תקציב.
האוטומציות ששוות להפעיל מהיום הראשון
- הודעת SMS או וואטסאפ ללקוח: קיבלנו, נחזור אליך היום.
- משימה או התראה לאיש המכירות האחראי, עם קישור לכרטיס.
- זיהוי כפילויות לפי מספר טלפון, כדי שאותו אדם לא ייפתח פעמיים.
- תזכורת אם הליד לא טופל אחרי כמה שעות.
איך בודקים שהחיבור עובד
- שולחים ליד בדיקה מכל טופס באתר, גם מהנייד.
- מוודאים שכל שדה הגיע למקום הנכון, כולל השדות הנסתרים.
- בודקים מה קורה כשהמערכת לא זמינה: האם הליד נשמר גם באתר או במייל כגיבוי.
- חוזרים על הבדיקה אחרי כל שינוי בטופס או בתוסף.
באתר שלנו, למשל, כל פנייה נשלחת במייל ונשמרת גם בתוך וורדפרס, כך שגם אם מייל לא מגיע, הפנייה לא הולכת לאיבוד.
שאלות נפוצות
איזו מערכת CRM כדאי לבחור?
זו שהצוות באמת יעבוד בה. לעסק קטן עדיפה מערכת פשוטה עם אפליקציה טובה לנייד על פני מערכת עשירה שאף אחד לא פותח.
אפשר לחבר גם לידים ממודעות בפייסבוק ובגוגל?
כן. גם במודעות לידים של מטא וגם בטפסי לידים של Google Ads אפשר להעביר את הלידים למערכת חיצונית, ישירות או דרך כלי ביניים.
מה ההבדל בין Webhook ל-API?
Webhook הוא כתובת שהטופס שולח אליה נתונים ברגע השליחה. API הוא הממשק המלא של המערכת, שמאפשר גם לקרוא ולעדכן נתונים. לחיבור טופס, Webhook בדרך כלל מספיק.
זה עובד עם וורדפרס?
כן. רוב תוספי הטפסים בוורדפרס יודעים לשלוח Webhook או להתחבר ל-Make ול-Zapier, וקיימים גם תוספים ייעודיים לרוב מערכות ה-CRM.
רוצים שהלידים מהאתר ייכנסו ישר למערכת? שיחת ייעוץ ללא עלות.
